Eén versie van de waarheid

Van de Excell Hell naar Eén versie van de waarheid

Men zegt wel eens dat Excel de meest gebruikte rapportagetool ter wereld is. Dat is niet zo gek, want het pakket is op bijna elke PC beschikbaar, bijna iedereen kan het gebruiken en de mogelijkheden zijn zeer uitgebreid. Excel is het Zwitsers zakmes onder de BI tools: een rapportagetool, analysetool, brondatabase, ETL tool, dashboard tool, scorecard tool en you-name-it-tool. Menig business intelligence consultant heeft in het verleden één of meerdere keren te maken gehad met de volgende situatie. De consultant geeft een demo of presentatie van een nieuw rapportagesysteem dat vervaardigd is met een dure geavanceerde BI tool. Na het tonen van een rapport uit dat systeem, is de eerste vraag die vanuit het publiek gesteld wordt: "Kan het ook in Excel?". Tijdens dezelfde demo moest dezelfde consultant waarschijnlijk uitleggen, waarom die ene grafieksoort niet met de nieuwe dure tool te vervaardigen was, terwijl het vanuit Excel toch heel makkelijk kon.

De nieuwe generatie BI tools kunnen wat het laatste betreft heel goed concurreren met Excel, maar de voorbeelden geven wel aan wat een veelzijdige en populaire tool het is. Diezelfde veelzijdigheid van de tool is gelijk de reden dat ze ongeschikt is als Enterprise rapportagetool: met Excel kan heel veel, waaronder: het aanpassen van, goochelen met en manipuleren van getallen.

Kennis is macht

In bedrijven waarin spreadsheets de belangrijkste bronnen van informatie zijn, is de vervaardiger van de rapportages koning. Hij is n.l. de enige die de uitleg kan geven over de betekenis van de getallen. Dat er geen aansluiting gevonden kan worden tussen de Excel rapportages en andere databronnen, is voor hem niet echt een probleem. Dat maakt zijn uitleg alleen maar waardevoller. Vreemde zaken die optreden in de rapportages kunnen makkelijk verholpen worden, door regels te verwijderen, formules aan te passen, was tussenresultaten te manipuleren, etc. De rapportages bestaat soms uit tientallen sheets die aan elkaar gelinkt zijn, elkaars data gebruiken, etc. De complexiteit kan in de loop der tijd zeer groot worden. Uiteindelijk zal men tot de conclusie komen dat de informatie onbetrouwbaar en dus onbruikbaar is.

Het datawarehouse

Een datawarehouse wordt vaak beschouwd als het antwoord op het bovengenoemde probleem. Eén centrale opslag van data volgens uniforme definities en een rapportageomgeving die op basis van deze data betrouwbare informatie levert.

Men dient hierbij wel een aantal zaken te beseffen:

  • Het is verleidelijk om bij het bouwen van het datawarehouse de gemakkelijke weg te bewandelen, waarbij de vaak fuzzy logica uit oude rapportages één op één wordt overgenomen in het datawarehouse. Een reden hiervoor zou kunnen zijn dat ter discussie stellen van dit soort zaken tot weerstand kan leiden bij beheerders en gebruikers van de oude rapporten. Deze aanpak zal in het begin mogelijk tot tijdwinst leiden, maar op de lange termijn krijgt men in dat geval dezelfde problemen die er al waren, n.l. ontransparante informatie van slechte kwaliteit. Definities in het datawarehouse moeten ten alle tijden éénduidig, begrijpbaar en op een begrijpbare manier (ook voor de eindgebruiker) gedocumenteerd zijn.
  • Naast duidelijke definities is er nog een aantal belangrijke aandachtspunten voor het bouwen van een datawarehouse. Een datawarehouse architectuur wordt opgezet voor de toekomst. Het is onmogelijk om dit in één keer goed te doen. Een datawarehouse is geen eindproduct maar een strategie. Een goed opgezet datawarehousearchitectuur dient derhalve groei en functionele uitbreidbaarheid te ondersteunen.
  • Het inbouwen van nieuwe functionaliteiten en nieuwe inzichten moet daarnaast op een redelijk korte termijn kunnen worden uitgevoerd. Er bestaan datawarehouse omgevingen die zo complex zijn opgezet, dat het doorvoeren van een redelijk simpele aanpassing al maanden kan duren. Vaak zijn de inzichten tegen de implementatiedatum al weer veranderd.

    • Bij het opzetten van een succesvolle datawarehousearchitectuur zal men rekening moeten houden met de bovenstaande zaken. Een goede basisarchitectuur, modelleringstechniek en bovendien grote dosis gezond verstand dragen hier aan bij. Eén van de belangrijkste architectuurprincipes is nog altijd: Keep It Simple!